Privacyverklaring

1. Wanneer geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, account-houders (particulieren en organisaties) en gasten die via een QR-code een chat starten.

Voor chat via een organisatie (bijv. gemeente of ziekenhuis) is die organisatie doorgaans verantwoordelijke voor de gast-chat. Wij treden dan op als verwerker. Zie ook onze verwerkersovereenkomst met zakelijke klanten.

2. Gegevens die wij verwerken

Website en account: e-mailadres, organisatienaam, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), taalvoorkeur, facturatiegegevens via onze betaalprovider.

Gast-chat (via QR): chatberichten (tijdelijk, alleen tijdens actieve sessie), gekozen taal, technische sessiegegevens (sessiecookie, beperkt apparaatherkenning voor misbruikpreventie). Wij vragen geen naam of e-mail van gasten.

Vertaling: chattekst kan via een externe vertaaldienst worden verwerkt (standaard Google Translate). Deel daarom geen gevoelige persoonsgegevens in de chat.

Spraak-naar-tekst (optioneel, balie): wanneer u de microfoonknop gebruikt, neemt uw apparaat kort audio op. Die audio wordt tijdelijk doorgestuurd voor transcriptie en daarna verwijderd. Wij slaan geen audiobestanden op in de chat of database.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken gegevens om de chatdienst te leveren (uitvoering overeenkomst), misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang) en te voldoen aan wetgeving (wettelijke verplichting). Wij plaatsen geen marketing- of advertentiecookies.

4. Bewaartermijnen

Chatberichten worden niet gearchiveerd. Na sluiten of verlopen van een chat worden berichten en het tijdelijke gastprofiel direct en permanent verwijderd.

Accountgegevens bewaren wij zolang uw abonnement actief is en daarna conform fiscale bewaarplichten waar van toepassing.

Technische logs op de server worden beperkt bewaard.

5. Delen met derden (subverwerkers)

Wij maken gebruik van hosting, e-mail, betaaldiensten (Mollie) en vertaaldiensten. Met subverwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waar vereist.

Gegevens kunnen buiten de EER worden verwerkt wanneer een vertaaldienst dat vereist. Wij beperken dit waar mogelijk.

6. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Gasten kunnen een verzoek indienen via de organisatie waarmee zij chatten, of via onderstaand contactadres.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Contact

Vragen over privacy? Neem contact op via factuur@nova-translations.nl.

Verantwoordelijke: Nova Chat, KVK 42080213 · BTW NL005479375B13.